Medzi základné úlohy každého múzea okrem iných aktivít patrí výskum, zbierkotvorná činnosť, ochrana a dokumentácia zvereného zbierkového fondu. Nakoľko sa Podpolianske múzeum zaoberá prioritne zbierkotvornými aktivitami a dokumentáciou ľudovej kultúry Podpoľania, v zbierkovom fonde eviduje predmety prevažne etnografického charakteru v najbohatšom etnografickom fonde. V ňom má najväčšie zastúpenie hlavne ľudový odev a textil. Väčšina týchto predmetov bola zhotovená v domácnostiach, prevažne ženami, len niektoré kusy si dávali zhotovovať vyučeným remeselníkom. Medzi takéto patrili napríklad aj vyšívané kožuchy, ktoré zhotovovali dedinskí kožušníci – kušnieri. Kolekcia mužských i ženských kožuchov z Podpoľania sa nachádza aj v zbierkach múzea, rovnako ako časť vybavenia dielne známeho detvianskeho kožušníka Mikuláša Šufliarskeho. Múzeum sa môže popýšiť aj jedinečnou vyše dvestokusovou zbierkou rukávcov – opleciek pochádzajúcou z rôznych kútov Podpoľania, ale aj modrotlačovými sukňami, kolekciou čepcov a ďalšími súčasťami ženského odevu. Zaujímavé sú i tkané plachty na hlavu žien pri sviatočných príležitostiach či originálne svadobné party. V menšom zastúpení je v zbierkach mužský odev, aj tu však nachádzame vzácne kúsky. Zastúpený je aj textil, napr. kútne či hrobové plachty, prestierania s rôznymi technikami výzdoby. Pôsobivé sú slávnostné kúsky s unikátnou výzdobou výšivky kriivou ihlou. Ďalšie predmety dokumentujú bohaté salašnícke a pastierske tradície tohto regiónu – črpáky, črpačky, formy na oštiepky, syry, pastierske kapsy, valašky, biče či vahany dávajú vyniknúť šikovným rukám vtedajších, ale aj súčasných remeselníkov. Časť z nich je prístupná v priestore trvalej expozície Ovce moje, ovce (Valaská kultúra na Podpoľaní). Iné predmety dokumentujú roľnícky spôsob života v regióne, zaujímavú výrobu modrotlače či chýrnu výrobu kolovrátkov, ale aj bežný život ľudí v domácnosti. Originalitou zaujmú i výrobky pochádzajúce z podpolianskych sklární. Časť z nich je prezentovaná v priestoroch historickej výstavy. Nemenej vzácnou pre múzeum, verejnosť či odborníkov je určite aj kolekcia ľudových hudobných nástrojov pochádzajúca z obnovenej súťaže výrobcov ľudových hudobných nástrojov Instrumentum Excellens, ktorá prebieha s prestávkami v kontexte sprievodných podujatí Folklórnych slávností pod Poľanou od roku 2001 do súčasnosti. Je prezentovaná v najnovšej stálej expozícii Slovenské ľudové hudobné nástroje z projektu Instrumentum Excellens FSP Detva 2001 – 2020. Múzeum sa už niekoľko rokov venuje aj zberu a dokumentácii tradičných ľudových výrobkov a remesiel zo Slovenska v rámci Jarmoku remesiel počas jednotlivých ročníkov FSP v Detve.
Hoci prvá písomná zmienka o Detve je až z roku 1638, korene osídlenia jej územia siahajú omnoho hlbšie, až k včasnostredovekému hradisku Kaľamárka. Základy archeologického fondu múzea položili nálezy z tejto lokality, ako aj z Vígľašského zámku, rozšírili ich nálezy z novších výskumov v Detve – lokality Lúčna štvrť, v roku 2023 fond doplnil predmet z nálezu vzácnej bronzovej dýky z lokality Hriňová. Predmety sú sčasti sprístupnené v rámci stálej historickej výstavy Detva v kontexte Vígľašského panstva.
Historický fond tvorí najmä fotodokumentačný a listinný materiál približujúci históriu vzniku a súčasnosť Folklórnych slávností pod Poľanou v Detve, ako aj históriu Detvy samotnej. V tomto fonde pribudol v roku 2011 historicky hodnotný predmet – ručne vyrobená faksimile privilegiálnej listiny na pergamene z 13. 12. 1811, ktorou panovník František I. Habsburský udeľuje mestečku Detva právo raz týždenne konať trh a štyri razy do roka jarmok. Faksimile zhotovil MgA. Ivan Kopáčik, DiS., s prekladom do slovenského jazyka je prístupná návštevníkom múzea v priestoroch stálej historickej výstavy. Zaujímavými sú aj fotodokumentačné i trojrozmerné zbierkové predmety z pozostalosti prvého slovenského námorného kapitána – Júliusa Juraja Thurzu, významného rodáka z Detvy, ich podstatná časť je prezentovaná prostredníctvom stálej výstavy Z Detvy na more... Postupne sa rozširuje aj materiál týkajúci sa rodiny Vagačovej. Jednotlivé predmety z bohatého etnografického, historického i archeologického zbierkového fondu boli a budú prezentované naďalej v rámci krátkodobých výstav a stálych expozícií. Výsledky zbierkotvorných a s tým súvisiaich aktivít múzeum prezentuje nielen výstavami, ale aj publikačne či v rámci rôznych regionálnych i nadregionálnych podujatí, odborných konferencií. Nemenej dôležitou úlohou a poslaním pracovníkov je celoročná starostlivosť o zbierkové predmety, náročné sú dokumentačné činnosti, bez ktorých by múzeum stratilo svoje opodstatnenie a nosný odkaz pre budúce generácie. Od roku 2016 pracovníci múzea spolupracovali s Múzeom SNP v Banskej Bystrici – Digitalizačným pracoviskom v rámci odborného ošetrenia zbierkových predmetov a ich digitalizácie. Po jeho zrušení zabezepčuje konzervovanie a reštaurovanie zbierok dodávateľsky prostredníctvom projektov. Rovnako aj akvizície a rozširovanie zbierkového fondu sa v posledných rokoch realizuje predovšetkým prostredníctvom podporených projektov v spolufinancovaní vlastných zdrojov.
